Die Kurs-Verwaltungs-Software KursMan bietet Ihnen Funktionen zur kompletten Verwaltung von Kursen, Seminaren und sonstigen Veranstaltungen Ihres Hauses, bei denen Sie finanzielle Abrechnungen durchführen, bzw. Daten der Dozenten, Teilnehmer oder Informationen über die Veranstaltungen verwalten möchten.

KursMan gibt Ihnen vielerlei Möglichkeiten, die anfallenden Daten effektiv zu verwalten, zu nutzen und auszuwerten. Sie erfassen z.B. die Daten eines Teilnehmers oder Kurses nur einmal und können dann zum Erstellen von Listen oder zum Drucken von Serienbriefen oder Statistiken immer wieder auf diese Daten zurückgreifen.
Die Software verwaltet Dozenten, Teilnehmer, Kurse und Kursteilnahmen getrennt voneinander.

Die Dozenten werden in einer eigenen Dozentendatenbank verwaltet. Die Daten hieraus stehen Ihnen bei der Erfassung eines Kurses in der Weise zur Verfügung, dass Sie lediglich den kursleitenden Dozenten auswählen müssen.

Ähnlich verhält es sich mit den Teilnehmern. Auch diese werden in einer gesonderten Datenbank verwaltet. Bei der Kurserfassung und -belegung mit den angemeldeten Personen brauchen Sie sich die Teilnehmer lediglich aus der Teilnehmerdatenbank auszuwählen. Nimmt eine Person erstmalig an einem Kurs Ihres Hauses teil, so muss sie natürlich zunächst in der Teilnehmerdatenbank erfasst werden. Bei allen weiteren Teilnahmen entfällt für Sie die Arbeit der Datenerfassung.

Die Zuordnung der Teilnehmer zu einem Kurs wird in einer eigenen Teilnahmendatenbank verwaltet. In dieser Datenbank befindet sich zu jeder Zuordnung eines Teilnehmers zu einem Kurs ein entsprechender Eintrag. Auf diese Weise lassen sich leicht alle Teilnehmer zu einem bestimmen Kurs, aber auch alle Kursteilnahmen einer bestimmten Person ausfindig machen.

Die finanzielle Abrechnung erfolgt immer teilnehmerbezogen, d.h. jeder Teilnehmer besitzt ein internes Beitragskonto, auf dem alle finanziellen Dinge verbucht werden (z.B. Sollstellung von Kursgebühren, Einzahlungen dieser Gebühren etc.). Die Beitragabwicklung wird demnach personengebunden - nicht kursgebunden - durchgeführt. Auf diese Weise erhalten Sie jederzeit einen Überblick über Rückstände und Überzahlungen einer einzelnen Person.

Optional bietet KursMan die Möglichkeit, alle Korrespondenz mit Kursteilnehmern – sei es Einzelkorrespondenz, kursbezogene Korrespondenz oder generelle Serienbriefe auch über ein Word-PDF-Mail-verfahren abzuwickeln. Ergänzend zu der sonst eingesetzten Variante, Alle Schriftstücke über die integrierte Wordschnittstelle im Seriendruckverfahren nach Word zu übergeben, diese auszudrucken und postalisch zu verschicken, werden bei dem Word-PDF-Mail-Verfahren automatisch PDF-Dateien der Schriftstücke erstellt und als Anlage an individuelle Mails angehangen. Auf diese Weise lassen sich erhebliche Kosteneinsparungen im Portobereich erzielen