Unsere Kita-Abrechnungssoftware und Kita-Verwaltungssoftware im Überblick:

DMS-KigaWin ist eine modular aufgebaute Verwaltungs- und Abrechnungssoftware für Kindertageseinrichtungen, die für den Einsatz beim Einrichtungsträger wie auch direkt in Einrichtungen konzipiert wurde. KigaWin bietet die Möglichkeit, bis zu 9999 Kinder zu verwalten. Die Anzahl der möglichen Einrichtungen richtet sich nach der erworbenen Lizenz. Es werden Softwarepakete für 1,3,6,9,12 und unbegrenzt viele Einrichtungen angeboten.

Die Kita-Verwaltungssoftware bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie zur Kindergartenbeitrag- und Essensgeldabrechnung benötigen. Auch weitergehende Kosten (wie z.B. Bastelgeld) können individuell abgerechnet werden. Die Möglichkeiten der Beitragsberechnung sind sehr flexibel gestaltet, so dass eine Abrechnung auf der Basis von Beitragsklassen, wie auch eine individuelle Betragseingabe möglich ist. Eine einkommensabhängige Staffelung der Beiträge ist ebenso möglich. Hierzu besteht die Möglichkeit, dies auf der Basis von prozentuellen Abstufungen, wie auch auf gesonderten Beitragsklassen vorzunehmen. Die integrierte Einkommensberechnung kann zur Grundlage einer Beitragstaffelung wie auch zur automatisierten Berechnung von Ansprüchen der wirtschaftlichen Jugendhilfe nach SGB VIII verwendet werden. Entsprechende Bescheide können direkt aus der Software heraus erstellt werden

Essensgelder lassen sich ebenfalls sehr flexibel und komfortabel abrechnen. Neben der pauschalen monatlichen Berechnung kann eine verzehrabhängige Kostenbelastung erfolgen. Hierzu ist dann natürlich eine Erfassung des tatsächlichen Verzehrs erforderlich, wozu KigaWin jedoch eine Reihe von Hilfestellungen bis hin zu einer Erfassungssoftware zum Einsatz in den Einrichtungen erhältlich. Weiterhin ist eine Abrechnung auf Basis von monatlichen Abschlagzahlungen und anschließender Quartals- oder Halbjahres-Endabrechnung möglich.

Erfolgt der Einsatz bei einer Kommune, die zur direkten Gewährung von wirtschaftlicher Jugendhilfe für die Kindertagesstättenbeiträge verpflichtet ist, so kann die Abrechnung direkt mit KigaWin erfolgen. Alle erforderlichen Funktionen zur Gewährung der wirtschaftlichen Jugendhilfe inkl. Führung eines WiJuHi-Kontos für jedes Kind sind in der Software integriert.

Für die Gewährung der wirtschaftlichen Jugendhilfe an Kinder in Einrichtungen freier Träger können Sie das entsprechende Modul (KIGA-FREI) erwerben. Dieses bietet Ihnen alle erforderlichen Funktionen zur Erfassung der entsprechenden Kinder und zur Durchführung der monatlichen WiJuHi-Zahlung an die Träger. Alle Daten werden natürlich auch hier auf Konten verbucht und auf detaillierten Listen ausgegeben.

Der Finanzteil von KigaWin beinhaltet neben der Führung der kindbezogenen Beitrag- und ggf. Essengeldkonten, zu der natürlich auch das Erstellen von SEPA-Dateien zum beleglosen Lastschrifeinzug und der Möglichkeit der beleglosen Rücküberweisung zuviel bezahlter Beträge gehören, eine Reihe von Auswertungen. So lassen sich alle Finanztransaktionen jederzeit für einen beliebigen Zeitraum in Summenform darstellen – für eine einzelne Einrichtung, aber auch für den gesamten Träger. Umsätze eines einzelnen Zahlungsweges sind ebenso auswertbar. Die integrierte FiBu-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, alle Finanzumsätze in beliebigen zeitlich Abständen an Ihre FiBu zu übergeben. KigaWin bietet sogar die Möglichkeit, Daten einer  kindbezogenen FiBu bereitzustellen, was natürlich die Anlage und Pflege von jeweils einem FiBu-Konto pro Kind erforderlich macht. In der Praxis werden jedoch meist nur debitorische Sammelkonten für jede Einrichtung geführt.

Zur effizienten Verarbeitung der Zahlungseingänge außerhalb des Lastschriftverfahrens bietet KigaWin die Möglichkeit, mit dem als Modul erhältlichen Bankauszugmanagers die Bankkontodaten automatisch zu analysieren und verbuchen zu lassen. Der Bankauszugmanager ein lernfähiges Modul, dass Swift-Daten verarbeitet, wie sie von den meisten Banken zur Verfügung gestellt werden.

KigaWin besitzt eine integrierte Schnittstelle zu MS-Word zur Erstellung von Schriftstücken aller Art. Hierzu gehören natürlich auch Bescheide, Bestätigungen, Mahnungen etc. Es besteht die Möglichkeit, nahezu alle erfassten Werte in Form von Seriendruckfeldern in individuellen Schriftstücken zu nutzen.

Eine weitere Schnittstelle wurde zum direkten Email-Versand integriert. Sofern Sie zu Datensätzen eine Email-Adresse erfasst haben, können Sie (eine funktionierendes Email-System vorausgesetzt), aus der Erfassungsmaske heraus direkt einen Mailversand vornehmen.

KigaWin bietet Ihnen auch die Möglichkeit, das in Ihren Einrichtungen beschäftigte Personal zu erfassen. Neben dem Vorteil der Nutzung dieser Daten für Schriftverkehr etc. lassen sich die Werte des Personaleinsatzes sehr gut für statistische Zwecke (Gegenüberstellung der Personal- zu den Kinderwochenstunden) nutzen.

Das gesamte System wurde mit einer gruppenorientierten Benutzersteuerung versehen, die es Ihnen ermöglicht, bestimmte Mitarbeitergruppen den Zugang zu lediglich denjenigen Programmteilen zu gewähren, die für die entsprechenden Aufgaben erforderlich sind.

Alle wichtigen getätigten Eingaben werden in einer Logdatei protokolliert. Somit lassen sich Fehler sehr gut rekonstruieren.

Ergänzend zur Grundversion sind folgende Module optional erhältlich:

1. Tagespflege – Zuwendungen (Rechtstand Hessen / Bundesrecht).
   Wird KigaWin zur Abrechnung von Tagespflegeplätzen verwendet, so kann mit diesem Modul die Honorargewährung an die Pflegepersonen durchgeführt werden. Die Software führt hierzu intern verschiedene interne Konten. Die Auszahlung erfolgt mittels DTA
    
2. Einrichtungszugriff
   Es besteht die Möglichkeit, den einzelnen Einrichtungen Zugriff auf die Software zu gewähren. Die Mitarbeiter in den Einrichtungen erhalten dabei lediglich Zugang zu den in ihrer Einrichtung betreuten Kindern. Über spezielle Berechtigungsgruppen lassen sich weiterhin die weitergehenden Reche für die Einrichtungsmitarbeiter flexibel gestalten. In Zusammenhang mit diesem Modul ist die Software WTS-fähig aufgebaut.
    
3. Statistik und Planrechnung
   Mit diesem Modul können für Beitrag und Essengeld je Einrichtung Planwerte erfasst werden. Hieraus wird mit der Statistik eine Plan-Ist-Rechnung erstellt. Weiterhin bietet dieses Modul statistische Auswertungen über Beitrag- und Essengeldaufkommen, über Belegung (auch Plan-Ist-Vergleich), über Zahlungsrückstände und Überzahlungen. Alle Bereiche werden grafisch und tabellarisch in Form von Zeitreihen dargestellt.
    
4. Essengeldübernahme-Abrechnung gem. dem Bildungs- und Teilhabepaket
   Die Software berechnet bei der Essengeldberechnung den Eigenanteil und den übernommenen Anteil. Der übernommene Anteil wird den Kindeseltern nach Berechnung und Belastung des Gesamtessengeldes wieder gutgeschrieben und der übernehmenden Behörde (Essengelt-Übernahme-Träger) in Rechnung gestellt. Hierzu lassen sich detaillierte Listen mit Angaben zum Kind, Aktenzeichen, Bewilligungsbescheid etc. zum Nachweis und zur Weiterleitung an die jeweils zahlenden Behörden erstellen.
    
5. Serienbrief-PDF-Mail.
   Dieses Modul ermöglicht es, Serienbriefe an Kinderdatensätze zunächst automatisiert als Mails zu versenden. Hierzu erfolgt der automatische Ablauf in folgenden Schritten für jeden Empfänger einzeln:
   - über Word wird der Serienbrief individuell erstellt
   - das Word-Dokument wird in eine PDF-Datei konvertiert
   - es wird ein Email generiert, an das die PDF-Datei als Anlage angefügt wird
   - die Mail wird über das Standard-Mailsystem versendet.
   
   Somit lassen sich im Maximalfall 9999 Serienbriefe auf Knopfdruck kostenfrei versenden.
   Voraussetzung ist natürlich, dass in den Kinderdatensätzen gültige Mailadressen hinterlegt sind. Sind im selektierten Adressatenbereich Datensätze ohne Mailadresse enthalten, so werden die Serienbriefe an diese zum Ausdruck und postalischem Versand vorbereitet.